В это время вы можете сосредоточиться на действительно важных задачах, зная, что все переговорные комнаты работают бесперебойно. Управлять устройствами для видеоконференций легко и удобно удаленно, а в случае проблем вы сразу получаете уведомления.

Звучит как идеальная картина, не так ли? Но как сделать ее реальностью? Как выбрать правильные технологии для переговорных, будь то камеры, видеопанели, акустическое оборудование или беспроводные системы для презентаций и видеосвязи?

В этой статье вы найдете ценные советы от экспертов: 5 ключевых вопросов, которые стоит задать перед инвестированием в оборудование для переговорных комнат.

Минимум проводов
Чем меньше и стандартизированнее кабели (например, USB, HDMI) или чем больше беспроводных возможностей, тем проще установка. Это сокращает время монтажа, избавляет от необходимости сверлить стены, минимизирует технические сложности и беспорядок из-за кабелей.

Доступная информация по установке и настройке
Понятные руководства пользователя, QR-коды на упаковке или самом устройстве, короткие видеоинструкции и оперативная служба поддержки значительно упрощают процесс установки.

Гибкость и возможность масштабирования
Простота установки важна не только на старте, но и в перспективе. Стоит заранее продумать следующие вопросы:

• Можно ли без проблем интегрировать в существующую систему дополнительные устройства, например, микрофоны, камеры для съемки с разных ракурсов, дополнительные дисплеи, беспроводные системы видеосвязи и презентации?
• Возможно ли полное переоборудование переговорной? Например, если стандартную большую комнату нужно трансформировать в пространство для мозговых штурмов и креативных встреч?
• Легко ли переместить оборудование в другую переговорную и установить его заново без значительных затрат и сложностей?

Выбирая решения с учетом этих аспектов, вы обеспечите удобство установки и адаптивность переговорных комнат к будущим изменениям.

Надежность в контексте оборудования для переговорных означает его стабильную работу без сбоев в течение длительного времени. Это особенно важно в условиях гибридного рабочего процесса, где любые технические неполадки могут прервать ход совещания, снизить продуктивность и вызвать недовольство сотрудников.

На надежность оборудования влияют несколько ключевых факторов:

Интуитивный дизайн для комфортного использования
Технология должна иметь понятный интерфейс и удобные элементы управления: четко обозначенные кнопки, легко читаемые экраны, простые меню и понятные ярлыки. Это позволит пользователям запускать видеоконференции без лишних задержек.

Без необходимости в обучении
Оборудование должно быть настолько простым, чтобы им могли пользоваться все сотрудники без предварительного обучения, даже если у них нет технических навыков.

Поддержка концепции BYOD (Bring Your Own Device)
Современные переговорные должны предоставлять возможность подключения с личных устройств — ноутбуков, планшетов или смартфонов — без сложных настроек и дополнительных адаптеров. Это обеспечивает гибкость и удобство для всех участников встречи.

Гибкость в оборудовании для переговорных крайне важна, так как она позволяет легко подстраиваться под разные технологии, форматы встреч и потребности участников. Это обеспечивает продуктивность и комфорт вне зависимости от изменений в рабочих процессах.

Гибкое решение для переговорных комнат должно:

✅ Быть совместимым с другим оборудованием и ПО
Это называется интероперабельностью, и она необходима. Выбирайте решения, которые работают с разными устройствами и интегрируются с технологиями надежных партнеров, обеспечивая бесшовную работу всей системы.

✅ Позволять подключаться с любых устройств
Участники должны легко входить в конференцию со своих ноутбуков, планшетов или смартфонов без сложных настроек.

✅ Обеспечивать доступ не только сотрудникам, но и гостям
При этом важно сохранять безопасность инфраструктуры и конфиденциальность данных.

✅ Поддерживать несколько платформ для видеоконференций
Например, Microsoft Teams, Zoom и другие сервисы, чтобы пользователи могли использовать привычные инструменты.

✅ Легко адаптироваться к разным конфигурациям переговорных
Оборудование должно быть масштабируемым, чтобы подходить как для стандартных встреч, так и для нестандартных сценариев – от небольших переговорных до просторных залов для совещаний.

Полный обзор состояния системы
Платформа должна наглядно и понятно отображать текущее состояние установленного оборудования и подсказывать, какие действия необходимо предпринять для поддержания его в оптимальном состоянии.

Мгновенные уведомления
Система управления должна немедленно предупреждать администраторов о возможных проблемах, например, об отключенных кабелях или перегреве устройств. Это поможет быстро устранить сбои, минимизировать время простоя и обеспечить бесперебойную работу.

Интегрированная аналитика данных
Доступ к аналитике поможет лучше понять, как сотрудники используют переговорные комнаты, оптимизировать рабочее пространство и повысить возврат инвестиций (ROI) в установленное оборудование.

Вот несколько ключевых вопросов, на которые аналитика поможет ответить:
✅ Используют ли сотрудники технологии для встреч?
✅ Происходит ли это повсеместно или только в отдельных офисах?
✅ Остаются ли какие-то переговорные комнаты недозагруженными? Если да, то почему, и как их можно эффективнее использовать?
✅ Предпочитают ли сотрудники гибридные встречи или очные совещания?

Грамотное управление и аналитика помогут не только своевременно решать проблемы, но и улучшить пользовательский опыт, оптимизировать затраты и адаптировать рабочее пространство под реальные потребности сотрудников.